400 000 gånger om året behöver personer från Västra Götalandsregionen vård utanför regionen. Då regionen ska betala för detta behövs det faktura och fakturaunderlag för allt, vilket fram tills nu till stor del har skötts manuellt på papper. Men nu finns ett digitalt, samtida och framtida system på plats som inUse hjälpt till att ta fram.
– Det var den bästa måndagen i livet, sa en av användarna när man började användningen.
På många sätt var det dags att hitta ett nytt system och ett nytt arbetssätt. It-stödet man hade på plats var från 1997, och mängden vårdkontakter var 400 000 om året, stora delar av arbetet var manuellt – det var nödvändigt att gå vidare och förbättra och effektivisera..
– Det var en teknisk nödvändighet, vi hade ett gammalt system som höll på att självdö, säger Bo-Gunnar Isberg, it-projektledare på Västra Götalandsregionen.
Men det är såklart inte helt enkelt. Det ställs höga krav på säkerhet med mängder av aktörer och användare inblandade från flera olika förvaltningar. Det saknades också ett gemensamt arbetssätt.
Det handlar om en hantering som Västra Götalandsregionen inte är ensamma om, om du inte tillhör regionen där du söker vård, skickas fakturan till din hemregion, så är det överallt. Säg att du bryter benet i skidbacken när du är på skidresa. Eller behöver få hjälp med din pollenallergi på påskbesök hos vänner.
Pratat och besökt
Så hur gick man till väga? Hur hjälpte inUse till med att få ett nytt bättre it-stöd för Västra Götalandsregionens vårdfakturor från andra regioner?
– Vi har pratat med människor och besökt människor, säger Louise Broo, User Experience Designer på inUse.
– Det har varit folk som jobbar med administration och ekonomi, och controllers, personer som jobbar med strategisk planering av vård.
Teamet från inUse gjorde också en Effektkartläggning och flera olika användningsstudier. Man har också visualiserat processerna vilket varit till stor hjälp för dem som styr processerna inom vården.
– En framgångsfaktor har varit att vi testat mycket, vi har visat skisser tidigt, gjort klickbara prototyper. Vi har kunnat testa saker innan vi gått i drift och jobbat nära utvecklarna, säger Louise Broo.
Kombinationen har fallit väl ut
En genrellt viktig nyckel för att nå dit man vil med projektet har varit hela projektgruppens sammansättning och kompetens. Kombinationen med de Västra Götalandsregionen-anställda, inUse-folket och andra konsulter har fallit väl ut.
– Ett riktigt gott samarbete, säger Louise Broo.
Från Västra Götalandsregionens håll är man oerhört nöjda med arbetet. Ett arbete som dessutom fortgår, under 2021 planerar man ha en 100-procentig digitalisering av hela flödet bland annat.
– Användarna känner sig hörda och vi har ju verkligen tänkt på användaren i varje krav, säger Jessica Lagervall Wirén, huvudprojektledare för projektet på Västra Götalandsregionen.
– Det har varit lätt att få igång användarna, det kommer knappt några följdfrågor. inUse har hjälpt till på ett bra sätt under implementationen, säger Bo-Gunnar Isberg.
– Och det har inte bara handlat om att ta fram ett intuitivt gränssnitt, inUse identifierade exempelvis ett sätt att vända på hela orderläggningen när man pratade med sjukhusen, något som tydligt effektiviserar flödet.
Ett skifte inom vården
Resultatet är en webbaserad applikation där man loggar inte med strikta sekretesskrav. Det är byggt så att det passar in med övriga system i regionen. Utöver de rena effektivitesvinsterna kommer mer på köpet, som möjligheter att se pengaflöden tydligare. Manfår nya insikter via datan som nu tillgängliggörs.
– Det sker ett skifte inom vården, och vi är en del av det, säger Jessica Lagervall Wirén.
Och användarna som nu använder applikationen har börjat säga sitt.
– Det var den bästa måndagen i livet, sa en användare när veckan inleddes med ett nytt system på plats.
– Ni borde göra alla it-stöden regionen, utbrast en annan.
Behöver ni hjälp med att få ett lyft via era system? Kontakta oss på inUse!