Malmö Stad ska skapa ett nytt intranät. De har använt sig av Effektkartläggning för att få en riktning i arbetet, och som underlag för att kommunicera i organisationen.
– Vi utgår från användarnas beteenden när vi skapar vårt nya intranät, säger Elisabet Lundholm, intranätansvarig i Malmö stad.
Det nuvarande intranätet i Malmö stad hade nått vägs ände. Utvecklingen hade avstannat och hela lösningen var specialbyggd på en plattform som man inte längre kunde arbeta vidare med. Utvecklingen mot en digital arbetsplats ger nya möjligheter och utmaningar.
Effektkartläggning som start
Elisabet Lundholm har tidigare arbetat med Effektkartläggning som metod.
– Speciellt i denna typ av stora organisationer så behöver vi något tydligt att enas i när det är dags att kravställa, upphandla och vidareutveckla. Med Effekt-kartläggning får man ut användar-beteenden som går tvärs över yrkes- och organisationsgränserna, säger hon och fortsätter:
– Vi har över 400 yrken och hundratals organisatoriska och fysiska arbetsplatser i Malmö stad. Att få till ett intranät som kan skapa nytta i alla olika verksamheter, gör vi med fördel utifrån användarbeteenden. Med effektkartläggning får vi koll på arbetssituationer och människors drivkrafter också, utöver parametrar som yrke och organisationstillhörighet.
Arbetet inleddes med hjälp av inUse under hösten 2017. Initialt gjordes en analys av statistik där man tittade på vilka som använder intranätet, hur de gjorde det – men också vilka som aldrig var där. Efter det följde intervjuer med ledningen och chefer. I nästa skede träffade konsulterna och Elisabet medarbetare runt om i organisationen. Efter detta kunde man mejsla ut vilka beteenden som fanns, och som ofta annars, var de helt oberoende av organisationens struktur.
– Jag har hela tiden arbetat tätt med inUse för att vi ska kunna äga och bära effektkartan senare i processen. Det är en viktig aspekt för oss eftersom vi fortsatt ska använda oss av metoden och resultaten.
Metod för framtida förankring
Effektkartans styrka är att det är lätt att kommunicera och vara pedagogisk med resultaten, menar Elisabet.
En del i arbetet har varit att hålla workshops internt. inUse gjorde även en tydlig överlämning av metodiken för att Elisabet och hennes kollegor själva ska kunna hålla workshops.
– Vi kommer fortsatt använda matierialet i förankring, kravställning och vidareutvecklingen för att förklara hur vi tänker med nytta. Effektkartan gör det också möjligt att kommunicera mellan avdelningar. Användarbeteendena skapar igenkänning, vilket gör det enkelt att kommunicera på tvären. Effektkartan bidrar till att man inte fastnar i organisatoriska diskussioner eftersom den visar på faktiska beteenden.
Arbetet med Intranätet fortsätter och lansering är planerad till årsskiftet.